HENKILÖREKSITERI

Digisten Oy sitoutuu noudattamaan Suomessa voimassa olevaa tietosuoja- ja henkilölainsäädäntöä. Tällä tarkoitetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muita yrityksen toimintaan sovellettavia lakeja ja säädöksiä, jotka ohjaavat henkilötietojen käsittelyä.

Käsittelemme henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja yrityksen henkilöstö ja johto on velvoitettu pitämään kaikki henkilötiedot ehdottoman luottamuksellisina.

Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Digisten Oy käsittelee asiakasyrityksien nykyisten ja entisten työntekijöiden henkilötietoja. Tässä selosteessa tarkoitetaan termillä ”rekisteröity” kaikkia niitä luonnollisia henkilöitä, joiden henkilötiedot ovat rekisterinpitäjän työntekijärekisterissä.

REKISTERINPITÄJÄ

Digisten Oy
Koppakuoriaisentie 6 C
01490 Vantaa
y-tunnus: 2751718-1

YHTEYSHENKILÖ HENKILÖTIETOREKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Veiko Põldkivi
[email protected]

REKISTERIN NIMI

Digisten Oy: n henkilöstörekisteri

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

Digisten Oy: etunti nimisen tuotteen käyttäjät/ asiakkaat, asiakkaiden työsuhteessa olevat työntekijät ja entiset työntekijät.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Käsittelemme henkilötietoja rekisteröidyn asiakkuuden ja asiakkaiden työntekijöiden työsuhteen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden sekä henkilöstöhallinnon toimien hoitamiseen, kuten palkanmaksuun, työajan ja poissaolojen seurantaan, palkkahallintoon, sekä työsuhteen alkamiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja päättymiseen liittyviin toimenpiteisiin. Käsittelemme myös työntekijöiden sijaintitietoja niin asiakkaiden kuin työntekijöiden oikeusturvan täyttämiseen, sekä työajan ja työkohteiden valvontaan ja seurantaan, palkka-aineiston muodostamiseen ja mahdollisten erimielisyyksien selvittämiseen. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme täyttää asiakkaidemme työnantajavelvoitteemme, mm johtaa ja valvoa työntekijän työtä ( eli missä ja mitä työtä tehdään) ja resurssien kohdennusta.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

• Rekisteriin voidaan tallentaa ja sen avulla voidaan käsitellä seuraavia tietoja.
  Yhteys- ja yksilöintitiedot, kuten rekisteröidyn nimi, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero ja postinumero
• Tiedot työ-tai toimeksiantosopimuksesta, kuten ammattinimike, työsuhteen tila, aloituspäivämämäärä
• Tiedot palkanmaksua varten, kuten pankkitilinumero, työaikakirjanpito, sairauspoissaolotodistukset
• Muut työsuhteeseen ja sen hoitoon liittyvät tiedot, kuten sijaintitiedot
• Muut rekisteröidyn mahdollisesti itse antamat tiedot, kuten esimerkiksi profiilikuva työntekijäsovelluksessa.
• Edellä mainittujen tietojen historia- ja muutostiedot

TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista ja lainsäädännön mukaisesti sallittua. Annamme asiakkaille tekniset työkalut Henkilötietojen poistamiseen ja asiakasyritys itse vastaa henkilöiden henkilötietojen poistamisesta näin pyydettäessä- ja tai kun se ei ole enää tarpeen lain tai viranomaisten toimesta. Lisäksi asiakasyritys itse valvoo, että kaikki kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden henkilötiedot oikaistaan tai poistetaan viipymättä.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilöstörekisterin sisältämien henkilötietojen luottamuksellisuus on meille tärkeä. Olemme toteuttaneet asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä.

Rekisterin käyttö ja henkilötietojen käsittely ja pääsy on rajattu asiakasyrityksien käyttöoikeuksiin siten, että niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtävänsä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilökunta on kattavasti koulutettu ja oheistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn ja kaikilla henkilötietojen käsittelevillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin.

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät laitteet ja tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja pääsy niihin on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Lisäksi henkilötietoja sisältävien tietojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Henkilötietojen käsittely ja säilytys on osittain ulkoistettu ja ulkopuolisille palveluntarjoajille asiakasyrityksissä. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, joiden kanssa on sopimuksissa huomioitu EU: n tietosuoja-asetuksen ja muut lainsäädännön asettamat vaatimukset. Takaamme, että tällainen ulkoistaminen tapahtuu voimassa olevan tietosuoja-ja henkilölainsäädännön mukaisesti ja että ulkopuoliset palveluntarjoajat eivät hyödynnä tämän henkilötietorekisterin tietoja omia tarkoituksiaan varten.

Asiakasyritykset voivat siirtää osan henkilötiedoista EU:n/ ETA:n ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi käyttäessämme ulkopuolisia palveluntarjoajia välillämme tehdyn yhteistyösopimuksen perusteella. Asiakasyritykset takaavat, että siirrot toteutetaan turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai asiakasyrityksien ulkopuolelle siten, että tiedot olisivat tunnistettavissa yksittäistä käyttäjää koskeviksi muissa kuin seuraavissa poikkeustilanteissa: lain tai viranomaismääräyksen velvoittamana, tuomioistuimen määräyksestä tai jos se on muuten tarpeen lain, verkkopalveluiden käyttöehtojen estämiseksi tai selvittämiseksi taikka rekisterinpitäjän tai kolmansien osapuolten oikeuksien suojaamiseksi.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat häntä koskevat tiedot, sekä pyydä puutteelliset tiedot ja mahdolliset virheelliset tiedot korjattavaksi. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa pyytä henkilötietojensa poistamista, on kuitenkin huomattava, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastus-ja korjauspyynnöt on osoitettava henkilörekisterin yhteyshenkilölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta. Kaikkien tietopyynnön esittäjien oikeus pyyntöön varmistetaan ennen pyynnön käsittelyjä. Tarkastuspyyntöihin vastataan kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä.

Lisäksi rekisteröity voi pyytää siirtämään häntä koskevia henkilötietoja toiselle palveluntarjoajalle. Lisäksi rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaisille.

TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITYKSET

Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty 05.12.2023

Digisten Oy seuraa tietosuojalainsäädännön muutoksia sekä haluaa kehittää liiketoimintansa vastaamaan asiakkaiden ja henkilöiden koskevien henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia jatkuvasti ja siksi pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuoja selostetta.